30 Mar Work From Home จะเวิร์ค หรือ วืด อยู่ที่การวางแผนจัดการ
- จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าโควิด บังคับให้เราอยู่บ้านยาวกว่าที่คิด
- ยิ่งห่าง ยิ่งต้องใกล้ เพราะวิกฤตินี้ ความเชื่อใจ สำคัญที่สุด
- คิดบวกเป็นเรื่องดี แต่ SME พารานอยด์ไว้ ปลอดภัยกว่านะ
เมื่อโควิดบังคับให้เรา Work From Home พร้อมกันทั้งโลก การบริหารแบบอลหม่านไร้โมเดลก็ตามมาทันที ลำบากที่สุดก็คือ SME ที่รายรับหาย รายจ่ายคงที่ ฮาวทูของสถานการณ์นี้ จึงมีแค่ หลักการ , ทดลอง และปรับใช้ตามวัฒนธรรมองค์กร โดยยึดแนวทางจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ เช่น Harvard Business Review และ McKinsey
มัดรวมกันมา เป็น 8 +1 ใจความว่า
1. รีเซตความคาดหวังใหม่
เราเคยนั่งทำงานใกล้กัน เช้า ยัน ค่ำ ในบรรยากาศออฟฟิศ สนิทซะยิ่งกว่าคนในครอบครัว เมื่อต้องมา ‘Work From Home’ สิ่งที่หัวหน้าต้องทำ คือ รีเซตความคาดหวังใหม่ทั้งหมด หันมาโฟกัสที่ผลลัพธ์ ยืดหยุ่นกับ Deadline เอาใจใส่เรื่องส่วนตัวของพนักงานให้มาก อย่าลืมว่าทุกคนต้องอยู่บ้าน พนักงานคุณอาจต้องดูแลครอบครัว อาจต้องเลี้ยงลูกไป ทำงานไป จึงไม่ควรสนใจรายละเอียด เช่น ตอนนี้ทำอะไร ระหว่างวันใคร productive แค่ไหน ต้องอดใจ รอดูที่ผลลัพธ์อย่างเดียว
2. ติดตาม เเละ ติดต่อ
งานวิจัยพิสูจน์เเล้วว่า วงจรการสื่อสารที่สั้น ส่งผลลัพธ์ที่ดีกว่า แม้ไม่ส่องแต่ต้องสร้างความสัมพันธ์ หมั่นส่งข้อความให้ทีมบ่อยๆ ตั้งกฏให้ทุกคนในทีมนั่งทำงานอยู่หน้าจอ โดยไม่ไขว้เขวไปทำอย่างอื่น (แต่ก็ยืดหยุ่นได้ ถ้าพนักงานมีความจำเป็น ตามข้อ 1 )
3. สอนงานอย่างต่อเนื่อง เเต่ต้องกระชับ
การเรียนรู้เกิดได้ทุกที่ เเม้ต้องทำงานที่บ้าน เเต่เพื่อความเหมาะสม อาจใช้ “Microlearning” เน้นไปที่การเเชร์ เรื่องต่างๆ เเบบสั้นๆ ความยาวประมาณ 5-10 นาที อาจเป็นความรู้ใหม่ๆ Reference ดีๆ Skill หรือ Tool น่าสนใจ โดยทุกคนในทีมควรผลัดกันเเชร์ เเละเเลกเปลี่ยนมุมมองจากสิ่งที่ได้เรียนรู้
4. สร้างระบบ Buddy เพื่อ Support ซึ่งกันเเละกัน
ภาวะนี้การดูเเลทุกคนในทีมพร้อมกันเป็นเรื่องยาก จึงควรกระจายความรับผิดชอบ โดยสร้างระบบ Buddy ให้คนในทีมจับคู่เป็น Coach สอนการทำงานไปด้วยกัน ระบบ “Shared leadership model” นี้จะช่วยสร้างภูมิคุ้มกัน ไม่ให้คนในทีมรู้สึกโดดเดี่ยว เมื่อต้องทำงานคนเดียว โดยควรให้ Buddy เป็นคนเช็ค KPI / ประเมินงาน กระตุ้นพัฒนาการ รวมถึงความสุขในการทำงานทุกๆวัน วิธีนี้จะเวิร์คมาก ถ้าเราเปิดใจให้กัน
5. รู้จักเเปลความหมายของโทนเสียงและน้ำเสียง
อ่านคนตัวเป็นๆ ไม่ยาก เพราะภาษากายบอกเล่าทุกอารมณ์ได้มากกว่าคำพูด แต่กับ VDO CALL ผ่านจอ มาแต่หัวกับไหล่ มันยากเหลือเกินที่จะอ่านใจ รับรู้ความรู้สึกใครได้จริงๆ เราต้องจับสังเกตสีหน้า และฟังน้ำเสียงอย่างละเอียด มองคู่สนทนาเต็มๆ อย่าพูดไป เล่นมือถือไป เพราะเราจะไม่เห็นสัญญาณอันตรายใดๆเลย
6. สร้าง Model ของการคิดบวก เเละระบายความกลัวของคนในทีมออกให้หมด
การคิดบวกเป็นโรคติดต่อ หัวหน้าต้องแพร่ความคิดบวกให้ระบาดไปทั้งทีม ทำให้เขาไม่กลัว และเห็นภาพในอนาคต โดยเฉพาะในวิกฤติโควิด
*Tips*
1. รัวมุกให้มาก เพื่อคลายเครียด ระลึกเสมอว่า “ความกลัว คือ ตัวทำลายความคิดสร้างสรรค์”
2. ทำให้ทีมรู้ว่า ไอเดียฉลาดๆ เกิดจาก ข้อจำกัด และ ปัญหา ทั้งสิ้น
7. อัปเดต เเม้จะไม่มีอะไรอัปเดต
ความไม่เเน่นอน คือสิ่งที่จุดชนวนความวิตกกังวล ยิ่งสื่อสารเเละเเบ่งปันประสบการณ์กันมากเท่าไหร่ยิ่งดี เพราะการอัปเดทบ่อยๆในช่วงเวลาที่วิกฤต คือการเเสดงความรู้สึกที่จริงใจ เห็นอกเห็นใจ เเละห่วงใยคนในทีม
8. ประเมินระดับความเครียด เเละ การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
เราอาจเป็นเถ้าแก่ที่ขรึม คูล ดูยาก แต่ภาวะนี้ ต้องอีซี่ และชัดเจน ทำให้เขารู้ว่า ความสุขเเละอนาคตของคนในทีม คือสิ่งที่เราเป็นห่วง เเละให้ความสำคัญมากที่สุด
ฝรั่งเขาแนะให้ตั้ง 2 คำถาม เพื่อเช็คสถานะ (อาจจะหลังเลิกงาน)
1. คะเเนนระดับความเครียดวันนี้ จาก 1-10
2. คะเเนนระดับ การมีส่วนร่วมในงานของท่าน จาก 1-10
+ 1 . “Only the Paranoid Survive” สำนวน ของ แอนดี้ โกรฟ ผู้บุกเบิกด้านอินเทอร์เน็ต อดีตซีอีโอของ Intel เคยกล่าวไว้ ใช้ได้ดีที่สุดก็วิกฤตินี้
McKinsey เขาก็ย้ำว่า งานนี้ ไม่ว่าลูกพี่ ลูกน้องคนใดประมาท ไม่มองไกล ไม่อัปข่าว ไม่ปรับตัว ยังมัวใช้ชีวิตแบบเดิม คิดว่าโควิดไป Demand จะมา คนนั้นเดือดร้อนแน่นอน !! เพราะ ทุกสำนักล้วนยืนยันเป็นเสียงเดียวว่า “หลังโควิดไป โลกจะไม่เหมือนเดิมแล้วนะยูว์”
“Improvisation skills and creativity will become the highest assets” – Li Edelkoort
ทักษะการคิดสด และสร้างสรรค์ กำลังจะกลายเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสูงสุด
– “ลี เอเดลคอร์ท” นักพยากรณ์เทรนด์ชาวเนเธอร์แลนด์
ขอบคุณข้อมูลจาก:
https://hbr.org/2020/03/8-ways-to-manage-your-team-while-social-distancing